Einführung und Nutzung der E-Rechnung in myJugendhilfe
Mit dem aktuellen Update unterstützt myJugendhilfe die Erstellung von E-Rechnungen. Dies ermöglicht eine effiziente und gesetzeskonforme Rechnungsstellung, insbesondere mit Blick auf die gesetzlichen Anforderungen ab dem 01.01.2025. Die E-Rechnung steht ausschließlich für ausgehende Rechnungen zur Verfügung. Sie können dabei zwischen den Formaten XRechnung, Peppol und ZUGFeRD wählen.
Was ist eine E-Rechnung und welche Formate werden unterstützt?
Die E-Rechnung ist eine standardisierte digitale Rechnung, die speziell für den elektronischen Austausch zwischen Unternehmen und Behörden entwickelt wurde. Sie bietet zahlreiche Vorteile, darunter Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
In myJugendhilfe können Sie Rechnungen in folgenden Formaten erstellen:
XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde.
Peppol: Ein internationales Format für den sicheren und effizienten Datenaustausch über das Peppol-Netzwerk.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein PDF-Dokument enthält und flexibel einsetzbar ist.
Voraussetzungen für die Nutzung der E-Rechnung
Auftragsreferenz und Leitweg-ID hinterlegen:
Für die Erstellung von E-Rechnungen ist es erforderlich, dass Sie die Auftragsreferenz und die Leitweg-ID der jeweiligen Behörde oder des Jugendamtes hinterlegen. Diese Angaben sind zwingend notwendig.
Mandanteninformationen vervollständigen:
Im Administratorbereich unter Mandant müssen folgende Informationen ausgefüllt sein:Bankdaten
Adresse des Mandanten
E-Rechnung erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Rechnungen markieren:
Öffnen Sie den Bereich myRechnungen und markieren Sie die Rechnungen, die Sie als E-Rechnung erstellen möchten.E-Rechnung generieren:
Nach dem Markieren wird die E-Rechnung automatisch erstellt. Sie erhalten ein ZIP-File als Download. Dieses enthält die E-Rechnungen, zusammengefasst nach Jugendamt oder Behörde.Manueller Upload/Senden:
Der Versand der E-Rechnung erfolgt manuell. Dies liegt daran, dass es aktuell keine einheitliche Vorgabe für die Übertragung gibt. Jedes Jugendamt oder jede Behörde hat eigene Anforderungen, die individuell berücksichtigt werden müssen.
Hinweis: Wir arbeiten derzeit an einer Lösung, die unterschiedliche Übertragungsmethoden automatisiert und zukünftig eine direkte Übermittlung ermöglicht.
Anpassungsmöglichkeiten der E-Rechnung
Falls Sie spezifische Anforderungen an die E-Rechnungen haben, können folgende Eigenschaften durch unseren Support angepasst werden:
Dateiname der E-Rechnung
Zahlungsbedingungen
Umsatzsteuerbefreiungstext
Rechnungspositionsbeschreibung
Weitere mögliche Anpassungen:
UID: Kann hinterlegt werden, falls benötigt.
Vereinsnummer: Anpassbar für spezielle Anforderungen.
Steuersatz: Standardmäßig 0, kann auf Wunsch geändert werden.
PDF mitsenden: Standardmäßig aktiviert (true).